Ottimizzazione: una continua ricerca del miglioramento?

Ottimizzazione contiene il termine “ottimo”, che in grammatica è un superlativo assoluto. E l’ottimo è un traguardo che, si potrebbe pensare, una volta raggiunto non permetta ulteriori miglioramenti.

Ma nella realtà aziendale, quello che oggi è ottimo (e frutto di ottimizzazione), domani potrebbe non bastare più. Per diverse ragioni fra cui ad esempio:

• un mutato scenario (di mercato, normativo, macroeconomico ecc.) in cui l’impresa opera
• un mutato obiettivo di redditività (richiesto ad esempio dai soci)

Non guasta mai, in ultimo, citare il cosiddetto effetto della regina rossa: potrebbe essere necessario ottimizzare (correre) anche solo per mantenere la propria posizione (rimanere fermi) rispetto ai competitor.

Da dove partiamo? Le metriche

Per ottimizzare qualcosa è necessario prima di tutto avere chiaro il punto di partenza.
Quali sono i processi che oggi portano l’azienda a produrre e a generare gli attuali profitti?
Quali sono le caratteristiche misurabili della situazione attuale?
Le metriche sono indicatori di prestazione. Sono numeri che ci danno istantaneamente una idea dell’andamento di un determinato processo.

Possiamo pensare all’insieme delle metriche come al cruscotto di un automobile: in questo caso i processi sono tutti quelli che permettono al veicolo di muoversi.

Gli indicatori ci forniscono moltissime informazioni relative al veicolo, come ad esempio la velocità, la distanza percorsa, la quantità di carburante rimanente, lo stato delle luci, la temperatura dell’acqua e tante altre.

Allo stesso modo i KPI (Key Performance Indicators) in azienda dovrebbero darci “il polso” della situazione.

Ottimizzazione e marginalità

Scopo dell’ottimizzazione è migliorare i numeri che costituiscono i KPI: tornando all’esempio dell’automobile ciò potrebbe voler dire ad esempio percorrere distanze maggiori consumando meno carburante.

In azienda invece scopi dell’ottimizzazione possono ad esempio essere:

• diminuire il numero di risorse impegnate in un processo (o meglio: impiegare il numero corretto di risorse per ogni processo)
• aumentare la marginalità (ovvero quanto rimane sottraendo le uscite alle entrate)

La branca della matematica che si occupa di ottimizzazione è detta ricerca operativa.

Far lavorare bene le persone

Crediamo che tutto ruoti attorno alle persone, le quali devono poter lavorare bene:

• le persone vanno fatte crescere, per questo vanno formate adeguatamente
  • sulla cultura aziendale
  • sui processi aziendali
  • sulle innovazioni legate ad esempio alla digital transformation
• per ogni processo devono essere coinvolte esattamente le persone necessarie alla buona riuscita dello stesso
• i processi vanno scomposti nelle loro fasi componenti; in ciascuna fase vanno affiancate le persone per identificare possibili miglioramenti, ricordando l’effetto che può avere un risparmio minimo (come una nuova versione di un software che, rispetto alla precedente, chieda un clic in meno ogni volta che si apre una scheda) moltiplicato per un anno di lavoro: si tratta di tante ore guadagnate con un piccolissimo sforzo
• impiegare controlli automatizzati e tecnologie 4.0: non per eliminare persone, ma perché gestiscano numeri maggiori risparmiando fatica e alienazione legate a lavori ripetitivi

Come iniziare

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Immagine di Srattha Nualsate da Pexels