Il software gestionale

Un software gestionale è un programma, o un insieme di programmi, che permettono di supportare le operazioni delle varie aree e dei vari dipartimenti di un’azienda, di un ente o di un’organizzazione.
Può essere standardizzato, oppure costruito attorno al cliente e alle sue effettive necessità.

Categorie di software gestionali

Esistono alcune macrocategorie di software gestionali, ad esempio:

• i software ERP (Enterprise Resource Planning) si utilizzano per la gestione operativa e, in particolare, per ottimizzare i processi quotidiani, automatizzandoli e rendendoli più efficienti
• i software CRM (Customer Relationship Management) si utilizzano invece per la gestione delle vendite e, più in generale, per organizzare il rapporto coi propri clienti, potenziali e acquisiti

Nell’uso comune però si parla di “gestionale” e ci si riferisce ad un unico software che comprende più moduli, che possono essere diversi a seconda dell’azienda e dei processi da gestire.
In particolare sia le funzionalità ERP, sia quelle CRM possono essere svolte da uno o più moduli dell’unico software gestionale.

Moduli di un software gestionali

Ecco una lista di alcuni fra i moduli più diffusi nei software gestionali con le relative funzionalità. Ogni realtà avrà però un suo insieme di moduli che supportano l’operatività quotidiana, evitando lavori ripetitivi agli operatori.

• HR/personale, serve alla gestione dell’area risorse umane, può comprendere ad esempio
  • sistemi di rilevazione delle presenze (entrate/uscite del personale),
  • gestione di ferie e permessi,
  • gestione del welfare aziendale,
  • gestione delle trasferte
  • elaborazione delle buste paga (queste funzionalità sono abitualmente gestite da un software stand alone)
• amministrazione, serve alla gestione dell’area omonima, può comprendere ad esempio
  • prima nota
  • fatturazione attiva e passiva
  • cashflow, incluso l’interfacciamento coi movimenti bancari
  • procedure automatiche di riconciliazione
  • budget e previsionali
  • gestione fornitori
  • elaborazione della contabilità (queste funzionalità sono abitualmente gestite da un software stand alone)
• CRM, serve alla gestione dei rapporti coi clienti, ad esempio
  • generazione di lead e prospect e raggruppamento per campagna di marketing
  • gestione del funnel di vendita (di cui parliamo nell’articolo su funnel e digital marketing)
  • gestione degli appuntamenti dei venditori
  • gestione dei clienti
  • gestione dei preventivi e delle vendite
  • gestione dei contratti e delle scadenze contrattuali
• logistica, serve alla gestione dell’area omonima, ad esempio
  • gestione dello stoccaggio in magazzino: sedi, edifici, piani, aree, stanze/celle, scaffali, ripiani ecc.
  • gestione di entrate/uscite dal magazzino: origine, destinazione, vettore, orario, autorizzazione, dogana, movimentazioni interne al magazzino
  • gestione delle spedizioni (invio e ricezione)
  • gestione della geolocalizzazione dei mezzi
• gestione progetti, serve al supporto delle figure coinvolte in un progetto, con funzionalità come
  • gestione delle persone e dei fornitori legati al progetto
  • gestione e monitoraggio processi, SAL, milestone
• analytics, serve per impostare e avere sotto controllo metriche in grado di fornire supporto alle decisioni, ad esempio con
  • dashboard e cruscotti informativi disponibili anche su app
  • control room per monitoraggio proattivo dei KPI

Differenza fra stand alone, integrato, unico

Un software gestionale può essere:

• stand alone, quando è completamente autonomo da altri moduli o da altri software, anche se può prevedere importazioni o estrazioni manuali di dati verso formati standard
• integrato, quando pur essendo stand alone, è stato inserito in un processo di integrazione dei sistemi (system integration) tale da permettere lo scambio di dati con altri software, in entrata e in uscita, in maniera automatica e senza pesare sull’utente
• unico, quando si tratta di più moduli, progettati per essere perfettamente integrati fra di loro, costituendo di fatto un unico software

Differenza fra standardizzato, personalizzato, su misura

Un software gestionale può essere:

• standardizzato, quando il software ha funzionalità predefinite, che il produttore ha ritenuto essere appunto standard, che dovrebbero coprire le normali esigenze operative; raramente è possibile apportare modifiche ad un software standardizzato
• personalizzato, quando il software di partenza è standardizzato, ma è possibile
  • personalizzarlo in autonomia, limitatamente ad alcune funzioni, agendo su un pannello di controllo apposito
  • farlo personalizzare dal produttore, chiedendo modifiche, di norma non sostanziali
• su misura, quando il software è sviluppato in maniera sartoriale, ossia esattamente sulle necessità dell’azienda cliente, la quale non si trova a dover adattare i propri processi al software, ma fa realizzare il software in maniera che li supporti appieno

Parliamo di queste differenze anche nel nostro articolo Software esistente o su misura.

Innovazione nei software gestionali

I software gestionali esistono in azienda da decine di anni. Per questo potrebbe essere facile pensare che non vi sia la possibilità di migliorarli, ma non è così. Difatti si possono sfruttare le cosiddette tecnologie emergenti, come ad esempio alcune delle cosiddette

• tecnologie abilitanti dell’Industria 4.0 o
• l’intelligenza artificiale

per introdurre quella che potremmo chiamare “innovazione pratica” ossia piccole e grandi modifiche che possono però farci fare il salto di qualità anche in aree in cui immaginavamo non fosse possibile.

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Immagine di Christina Morillo da Pexels